REG. 001Ferramenta · Prazos de conservação
Quanto tempo tenho de guardar isto?
A pergunta que qualquer empresário já fez — e a que ninguém responde bem. Escolha o documento e receba o prazo, a origem legal, o momento a partir do qual conta (onde quase toda a gente se engana), e se pode viver só em digital.
Leia antes de usar. Esta ferramenta é informação de orientação geral, não aconselhamento jurídico. Os prazos e diplomas indicados correspondem ao regime geral — casos concretos têm exceções, e as leis mudam. Antes de destruir qualquer documento, confirme com o contabilista ou jurista que o acompanha. É assim que nós próprios trabalhamos.
Gavetas do arquivo (da área escolhida)
ARKH — arkh.pt · Tabela de prazos de conservação documental · informação de orientação geral, não aconselhamento jurídico.
| Documento | Área | Prazo | Conta a partir de |
|---|---|---|---|
| REG. 001Faturas emitidas e recebidas | Fiscal | 10 anos, em regra | Do final do exercício a que respeitam — e não da data de emissão, que é onde a contagem costuma falhar. |
| REG. 002Livros, registos contabilísticos e documentos de suporte | Fiscal | 10 anos, em regra | Do final do exercício. Nota: ficheiros SAF-T e cópias de segurança da contabilidade contam como registo e seguem, em regra, o mesmo prazo. |
| REG. 003Declarações fiscais entregues (IRC, IVA, retenções) | Fiscal | Acompanham os registos que as suportam — 10 anos, em regra | Do final do exercício a que respeitam. A caducidade da liquidação — em regra 4 anos, com exceções — não encurta o dever de conservar os suportes. |
| REG. 004Mapas de depreciações e documentação de ativos | Fiscal | 10 anos após o fim da vida útil do ativo, em regra | O detalhe que engana: o prazo conta do fim da vida útil do bem, não da compra — um equipamento depreciado em 8 anos obriga a guardar a fatura de compra muito além dos 10 anos sobre a aquisição. |
| REG. 005Documentos de inventário e contagens físicas | Fiscal | 10 anos, em regra | Do final do exercício a que respeitam. |
| REG. 006Contratos de trabalho e processos individuais | Laboral | Enquanto correrem os prazos de prescrição dos créditos laborais | A partir da cessação do contrato — não da assinatura. Um colaborador com 20 anos de casa significa um processo com mais de 20 anos de vida obrigatória. |
| REG. 007Registo de tempos de trabalho | Laboral | 5 anos, em regra | A partir do registo. |
| REG. 008Recibos de vencimento e processamento salarial | Laboral | O prazo laboral e o fiscal correm em paralelo — prevalece o mais longo | O mesmo documento serve duas obrigações com prazos e contagens diferentes — guarda-se pelo mais longo. |
| REG. 009Registos de segurança e saúde no trabalho (avaliações de risco, formação, EPI) | SST | Variável por tipo de registo — definido no regime de promoção da SST | Depende do tipo de registo — confirme caso a caso. |
| REG. 010Registos de exposição a riscos especiais (ruído, químicos, amianto) | SST | Até 40 anos após o fim da exposição, conforme o agente | Do fim da exposição do trabalhador — os prazos mais longos de todo o arquivo empresarial vivem aqui. |
| REG. 011Atas de assembleia geral e de gerência | Societária | Pela vida da sociedade — na prática, permanente | Não se aplica — acompanham a sociedade. |
| REG. 012Escritura, estatutos e registos da sociedade | Societária | Permanente | Não se aplica. |
| REG. 013Contratos comerciais e correspondência de negócio | Societária | 10 anos, em regra — o dever mercantil de arquivo | Do termo do contrato, não da assinatura — um contrato de 5 anos guarda-se, na prática, 15. |
| REG. 014Registo de atividades de tratamento (art. 30.º RGPD) | RGPD | Enquanto o tratamento existir — é um documento vivo, não um arquivo | Não se aplica: mantém-se atualizado em permanência. |
| REG. 015Provas de consentimento | RGPD | Enquanto durar o tratamento — e enquanto for preciso demonstrá-lo | Acompanha o tratamento a que o consentimento respeita. |
| REG. 016Candidaturas de recrutamento não selecionadas | RGPD | Apenas o necessário ao processo — a CNPD recomenda prazos curtos | Do fim do processo de recrutamento. |
| REG. 017Imagens de videovigilância | RGPD | 30 dias, em regra — salvo incidente que justifique conservação | Da captação. |
| REG. 018Licenças, alvarás e certificações | Licenças | Vigência + prazo prudencial após a caducidade, conforme o regime setorial | Da caducidade ou substituição do título. |
| REG. 019Apólices de seguro e participações de sinistro | Licenças | Vigência + prazo de prescrição dos direitos emergentes do contrato | Do termo da apólice ou do encerramento do sinistro. |
A base de dados completa — com condições de conservação digital e consequências da falta — está nas fichas individuais de cada documento, acima.
REG. 002Nota · a contagem
O erro mais comum não é o prazo — é a contagem
Dez anos parece simples até se perguntar: dez anos a partir de quê? Da emissão da fatura? Do fim do exercício? Do fim da vida útil do equipamento? Da cessação do contrato? Cada resposta muda o dia em que um documento pode sair do arquivo — e escolher a errada tanto enche caixas com papel que já podia não existir, como destrói prova que ainda era obrigatória.
É por isso que cada ficha desta ferramenta tem o campo «conta a partir de» em destaque. E é por isso que a destruição, na ARKH, nunca é automática: é proposta documento a documento, com a contagem à vista, e decidida por si.