REG. 001Ferramenta · Custo do papel

Quanto custa o papel que guarda?

O arquivo físico paga renda, consome horas e concentra risco — mas nunca aparece numa fatura com esse nome. Esta calculadora traduz caixas em euros, com todas as fórmulas e pressupostos à vista. Corre no seu browser; nada é enviado.

Esta calculadora corre no seu browser — e precisa de JavaScript para contar. Sem ele, os campos abaixo valem como lista dos pressupostos, e os resultados não aparecem. As fórmulas estão publicadas nesta mesma página, mais abaixo: dão exatamente o mesmo resultado feitas à mão.

O seu arquivo

Caixas de arquivo (aprox.)

Uma estante doméstica leva 20–25 caixas; um contentor de escritório, 40–60.

Área ocupada pelo arquivo (m²)

Custo do espaço (€/m² por mês)

Use a sua renda por m², ou o valor de mercado da sua zona.

Armazém externo (€/mês, se existir)

Procuras de documentos por mês

Vezes que alguém vai ao arquivo buscar alguma coisa.

Minutos por procura (pressuposto editável)

Entre ir, procurar, não encontrar à primeira e voltar. 15 minutos é otimista.

Custo-hora de quem procura (€)

A alternativa digital

Digitalização por caixa (€, pressuposto editável)

Valor ilustrativo, para começar a conta — substitua pelo da proposta que tiver.

Plataforma de arquivo (€/mês, pressuposto editável)

Valor ilustrativo — o real define-se na proposta, por escalão.

O que o papel custa por ano

Espaço ocupado—

Tempo de procura—

Total anual do papel—

O que o digital custaria

Digitalização (uma vez)—

Plataforma (por ano)—

Primeiro ano—

Anos seguintes—

—

As fórmulas, à vista

Espaço/ano = área × €/m²/mês × 12 + armazém × 12
Procura/ano = procuras/mês × (minutos ÷ 60) × €/hora × 12
Digitalização = caixas × € por caixa
Plataforma/ano = mensalidade × 12
Retorno = digitalização ÷ (papel/ano − plataforma/ano)

Sem coeficientes escondidos: se mudar um pressuposto, o resultado muda exatamente como esperaria.

O que fica de fora — de propósito

Há custos que não pomos em euros porque qualquer número seria inventado. Ficam listados, não quantificados:

Incêndio ou água num arquivo único, sem cópia
Extravio — o documento que simplesmente já lá não está
Acesso não controlado: quem entra na sala vê tudo
O documento que não se encontra durante uma inspeção

Se algum destes já lhe aconteceu, sabe que a calculadora está a ser simpática com o papel.

Os números fizeram sentido?

O levantamento presencial confirma o volume real e devolve uma proposta com estes mesmos campos preenchidos.

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